Tööde üleandmine enne puhkust: juhis, mille järgi saab tegutseda
Anna enne puhkust üle järgmine tegevus, vastutaja, tähtaeg, failide ligipääs ja otsustuspiirid, et asendaja saaks iseseisvalt edasi töötada.
Enne puhkust on lihtne saata kolleegile pikk projektide nimekiri ja lugeda töö üleandmine lõppenuks. Ülesande nimi ei ütle aga, mida homme teha, kus asub viimane fail või kas kliendile tohib uut tähtaega lubada. Hea üleandmine vastab just neile küsimustele.
Sügisel, kui reisid ja pereplaanid kattuvad tavapärase töökoormusega, on selline dokument kasulik ka mõnepäevase eemaloleku puhul. See peab aitama asendajal teha järgmise sammu kogu kirjavahetuse ajalugu taastamata.
Vali välja jätkuvad ülesanded
Jaga tööd kolme rühma: äraolekul vajalik, naasmiseni oodata võiv ja lõpetatud. Tegevusjuhisesse kuulub esimene rühm. Edasilükatud tööde juurde piisab kokkulepitud jätkamise ajast; lõpetatud teemad ei peaks varjutama kehtivaid kohustusi.
Nimeta igale aktiivsele ülesandele konkreetne asendaja ning kinnita tema nõusolek. „Meeskond tegeleb” ei näita, kes kirja märkab ja otsuse teeb. Kui asendajal pole aega, aruta prioriteeti juhiga enne puhkust.
Kirjelda lähimat tegevust
„Projekt on tarnija käes” asemel ütle, millist vastust ootad, mis ajaks ja mida selle saamisel teha. Lisa hetkeseis ning link tööfailile. Kui vastust ei tule, märgi kokkulepitud varusamm: meeldetuletus, küsimuse juhile suunamine või töö edasilükkamine.
Näiteks: „Ootame kujunduse kinnitust. Pärast kooskõlastust salvesta lõppversioon ühiskausta ja anna trüki eest vastutajale. Kui neljapäevaks vastust pole, teavita projektijuhti.” Tegelikud kuupäevad ja inimesed peavad tulema sinu olukorrast; valmis üleandmises ei saa need jääda lahtiseks.
Kontrolli ligipääsu ja otsustusõigust
Palu asendajal avada failid oma kontoga. Autoril töötav link võib viia isiklikku kausta, millele teistel õigust pole. Anna vajalikud ligipääsud organisatsioonis ettenähtud viisil, mitte oma parooli jagades.
Kirjuta eraldi, mida saab inimene ise otsustada ning milleks ja kellelt on vaja kinnitust. Trükivea parandamine ja äriliste tingimuste muutmine on erinevad tegevused. Ära anna edasi õigusi, mida sul endal pole; ebaselged piirid täpsusta juhiga.
Proovige üks olukord läbi
Vali üks ülesanne ja palu kolleegil dokumendi järgi järgmine samm selgitada. Kui selleks tuleb oluline sõnum mujalt üles otsida, lisa puuduv taust. Kui selgitus venib pikaks, eralda ajalugu lühikesest tegevusjuhisest.
Leppige kokku, kuhu tulemus märgitakse. Kirje võiks sisaldada kuupäeva, tehtud tegevust ja uut lahtist küsimust. Ärge pidage korraga mitut vastuolulist nimekirja vestluses, e-kirjas ja tabelis.
Mõtle ka naasmisele
Märgi äraoleku aeg ja tõesti kiirete küsimuste kanal, kui see on kokku lepitud. Ära luba pidevat kättesaadavust, kui kavatsed olla ühenduseta. Esimesel tööpäeval vaadake muudatused koos asendajaga üle ning määrake alles jäänud ülesannetele taas vastutajad.
Üleandmine ei lõpe lingi saatmisega. See on valmis siis, kui asendajal on ligipääs, ta mõistab prioriteeti ja teab, kellelt otsust küsida. Siis aitab dokument nii äraoleku ajal kui ka tööle naastes.